Cómo ordeno los papeles II

Parte 1

El orden de los papeles suele estar asociado al conteo. Tantos de Hello Kitty, más tantos de florcitas, más tantos de animalitos, total equis papeles. Pero cuando reorganicé la colección completa (a la sazón con casi 3.500 papeles, más sobres y chiquitas) para ubicar todo lo que fuera posible por marca, me di cuenta de que era impráctico mantener la correlación entre las divisiones de carpeta y las de la planilla de conteo. ¿Qué sentido tiene mantener un casillero para contar los papeles de los Ositos Cariñosos, si en 28 años de coleccionista sólo tengo 29 papeles de ellos? Entonces establecí un sistema de clasificación que me permite mantener dos niveles de categorización diferentes pero simultáneos. Un supra-nivel generalista para contar los papeles, y la sub-división en categorías más chicas para acomodar los papeles en sus folios. Es más complicado de explicar así en teoría de lo que es en la práctica.
A la hora de contar los papeles utilizo las siguientes categorías:

Categorías de Conteo

MARCAS Marcas de Asia Sanrio Marcas de Europa Marcas de USA Disney Marcas resto del Mundo TEMAS Temas: Animales Temas: Flores Temas: Nenes Temas: Otros

Esto lo imprimo en una planillita en hojas borrador, donde cada mes voy registrando los papeles que compro o me llegan. Una marquita por cada papel, sobre y memo. A fin de mes sumo todo. Si cambio un papel de categoría (por ej. porque logré averiguar la marca de alguno que tenía archivado por temas), hago la correspondiente marca negativa en la categoría de donde viene y la positiva en la categoría nueva. Contabilidad pura y dura, vamos. (clic en las imágenes para agrandar)

 

 

Luego vuelco todo a Excel. Tengo una planilla dividida en dos, en la parte de abajo paso literal lo que fui contando a mano y la de arriba se actualiza sola sumando esas cantidades a los papeles que ya tenía para dar el total actual.

 En otra hoja del libro de Excel tengo sólo los totales por mes.

 Y mi gráfico, que no es que lo necesite pero que es chulo, es chulo.

Cuando me preguntan cuántos papeles tengo, cito el nº de hojas totales. Así, cuando digo que en este momento tengo 7.196 papeles, en realidad son 7.196 papeles, 5.540 sobres y 1.271 memos.  

Las mismas categorías que uso para el conteo son la base desde la que se extienden todas las marcas/personajes y subtemas. Las marcas o personajes correspondientes a una supra-categoría (Marcas de Asia, o de Europa), las voy acomodando en biblioratos por orden alfabético. Cuando tenía poquitos papeles hacía carátulas, ahora paso de ellas por tiempo y espacio. Con un post-it me basta para saber dónde comienza cada letra. 

Dentro de cada marca o personaje, el orden varía. Los papeles asiáticos con nº de serie van ordenados según éste, evidentemente. Los de Diddl también los tengo por número. En el caso de Sanrio, agrupo los papeles por año. Los de Kamio, Q-lia, etc., que suelen tener frasesitas en cada conjunto o set de conjuntos, los pongo por orden alfabético de las mentadas frases. Friki, sí, pero con lo parecidos que son, me funciona de perlas.

 

De los papeles por temas los únicos que están subdivididos son los de animales. Lo que cuento como Temas Otros en realidad son un conjunto de divisiones más pequeñas (que incluyen la infame "Varios" y su hermana bastarda "Varios Kawaii"). Los de flores, que son muchísimos, tienen una subdivisión "extraoficial" con categorías que sólo las entiendo yo, o casi*. No me termina de convencer pero por ahora es lo que hay.

La lista de marcas y personajes repartidos en los 28 biblioratos y 4 carpetas es enorme y siempre en aumento. Reproducirla acá sería una inducción al suicidio por aburrimiento, pero quien tenga curiosidad puede descargarla en PDF. Entre marcas/personajes y temas son, al día de hoy, 378 ítems.

*Para los curiosos: Históricos/Argentina años 90/Tipo Mik/Tapizado de la abuela/Romanticones/Varios/Tipo Brasil/Monoflor-Monocolor/Tipo Kiky/Hojas-papel reciclado/Kawaii sin marca/Japoneses finos

¿Y vos? ¿Cómo ordenás y contás tus papeles?